У кожному випадку прохання може бути пов’язане з роботою. Але чи потрібно передавати всю клієнтську базу?
Спочатку з’ясуйте, які дані потрібні
Ім’я, телефон, електронна адреса та інші відомості, за якими можна ідентифікувати людину, можуть бути персональними даними.
В Україні їх обробку регулює Закон «Про захист персональних даних».
Перед передачею інформації попросіть підрядника пояснити, для якого завдання потрібні дані та чому без них не обійтися.
Наприклад, щоб перевірити відображення замовлень на сайті, розробнику не завжди потрібні справжні телефони покупців. Для тестування іноді достатньо спеціально створених прикладів.
А якщо реальні дані необхідні, варто обмежити їхній обсяг конкретним завданням.
Доступ до системи й копія бази — різні речі
Коли підрядник отримує окремий обліковий запис з обмеженими правами, бізнесу простіше контролювати, що він може переглядати та змінювати.
Якщо ж передати повну таблицю з контактами, контролювати подальше використання копії значно складніше.
Тому запитайте, чи можна виконати роботу без завантаження всієї бази.
Домовтеся про персональні облікові записи, обмеження доступу та його припинення після завершення співпраці.
Не передавайте спільний пароль від основного адміністративного облікового запису, якщо можна організувати окремий доступ.
Домовленості мають бути письмовими
Українське законодавство розрізняє володільця персональних даних і розпорядника, якому доручають їх обробку.
Якщо підрядник обробляє дані саме як розпорядник за дорученням бізнесу, закон передбачає письмовий договір. Обробка має здійснюватися в межах мети й обсягу, визначених цим договором.
Тому до передачі даних варто визначити, для чого підрядник їх використовує, хто матиме доступ, як інформацію захищатимуть і що відбудеться з нею після завершення роботи.
Окремо обговоріть, як підрядник повідомлятиме про можливий витік або втрату даних.
Не слід вважати, що одного пункту про конфіденційність достатньо для виконання всіх вимог законодавства.
Клієнти залишали свої контакти вашому бізнесу для певних цілей. Передаючи інформацію підряднику, подбайте, щоб її використання залишалося законним і контрольованим.
Обговорення
Незабаром тут можна буде поставити запитання й поділитися власним досвідом.